La automatización de los flujos de trabajo mediante la introducción de tecnología TIC o robots aumenta indudablemente la productividad y reduce los costes para la organización. Sin embargo, la dependencia de los procesos de trabajo de estar constantemente en un entorno digital puede provocar lo que se conoce como estrés digital. Una carga de trabajo excesiva puede hacer que los empleados se sientan desequilibrados, nerviosos y negativos. Mientras, el estrés provocado por la automatización y las nuevas tecnologías TIC siempre puede reducirse identificando la causa y construyendo un sistema para abordarlo de forma inteligente.
Causas del estrés digital
Entre las razones más populares está la falta de habilidad para manejar una innovación técnica. Detrás de ella, en la mayoría de los casos, se esconde la ansiedad por tu propio puesto de trabajo. El miedo a no estar a la altura de las exigencias del empresario puede empeorar la situación. Parece que se abre un nuevo campo de autodesarrollo para el empleado, pero la insatisfacción personal puede interponerse en su camino. En general, se observan los siguientes factores que provocan este tipo de estrés:
- Herramientas TIC difíciles de utilizar
- Interfaz de software poco clara
- Desajuste entre tiempo y esfuerzo
- Conflictos entre trabajo y vida privada
- Incapacidad para establecer límites al trabajar a distancia (el trabajo parece estar siempre en todas partes)
- Dificultad para encontrar un equilibrio entre el trabajo y la vida privada
- Inseguridad socioeconómica
Las personas sienten que su propio empleo está amenazado por la evolución de las TIC, la normalización y la automatización de los procesos de trabajo.
Invasión del espacio personal
Información transmitida sin protección;
Incertidumbre sobre si la persona «al otro lado de la pantalla» es real;
La gente siente que sus datos personales están demasiado disponibles, y que lo que no lo está puede ser robado sin mucha dificultad por internautas sin escrúpulos.
5. La sobrecarga de trabajo
Los empresarios abusan a menudo del tiempo libre de los empleados y les dan demasiadas tareas;
Debido a las TIC, muchas personas tienen horarios excesivamente apretados y no disponen de suficiente tiempo libre.
Debido al uso de la tecnología informática en el trabajo, existe un flujo constante de información que no puede controlarse a tiempo. Es uno de los factores estresores muy grave.
Temores en materia de seguridad
Miedo a descargar malware o acceder a sitios web con malware;
Miedo a abrir un correo electrónico o un mensaje de las redes sociales en un ordenador de trabajo porque también pueden contener virus;
Miedo a que un error pueda llevar a los piratas informáticos a acceder a secretos de la empresa;
Miedo a recibir correos electrónicos de personas desconocidas.
2. Demasiado contacto social
La gente cree que las TIC les hacen estar demasiado ocupados atendiendo de los problemas de los compañeros de trabajo;
Debido al uso de medios digitales, es difícil que los empleados no estén en contacto. Los medios de comunicación crean una expectativa demasiado grande de que todo el mundo debe estar disponible en todas partes y en todo momento;
El uso de la tecnología informática crea normas sociales indeseables (por ejemplo, la extraña expectativa de que los correos electrónicos deben responderse inmediatamente);
La mayoría no descansa de las interacciones sociales en el trabajo debido a las posibilidades de comunicación de las TIC.
3. Soporte técnico deficiente
A menudo, las organizaciones no ofrecen suficiente asistencia técnica para los problemas relacionados con las TIC y los trabajadores tienen que ingeniárselas para solucionarlos. Las situaciones de estrés relacionadas con la falta de disponibilidad de asistencia técnica empeoran el clima laboral.
Si se dispone de soporte técnico, no siempre está disponible. Los trabajadores pueden tener que esperar mucho tiempo a que se resuelva el problema y esto puede provocar agotamiento y un aumento de nivel de estrés, porque los plazos siempre han sido una prioridad.
4. Problemas de fiabilidad de las TIC
Los trabajadores «digitales» encuentran con demasiada frecuencia comportamientos inesperados en las TIC que utilizan (por ejemplo, fallos o largos tiempos de respuesta).
Los trabajadores consideran que dedican demasiado tiempo a solucionar problemas técnicos.
Tienen la sensación de que el trabajo en sí lleva un tiempo anormalmente largo debido a la falta de fiabilidad de las TIC.
¿Cómo manejar el estrés digital?
Las consecuencias del estrés laboral son variables: de dolor de cabeza y deterioro de salud física a absentismo y reducción de los contactos sociales. Hay reglas universales para lidiar con el estrés, independientemente de la ocupación de cada uno. Son las siguientes:
Dormir. Un sueño saludable de ocho horas permite al cerebro recuperarse. Se recomienda tener dos tarjetas SIM o dos teléfonos para que por la noche las tareas laborales no molesten y sea posible la comunicación con los seres queridos. La tarjeta SIM del trabajo debe estar siempre apagada para eliminar fuentes de estrés.
Tiene que hacer el trabajo que le gusta. O, al menos, el trabajo que provoca entusiasmo en el proceso, cuando la dopamina se libera no en anticipación del resultado, sino durante el movimiento hacia el resultado.
A la hora de elegir entre el trabajo y la vida personal, hay que elegir la felicidad de los seres queridos y ayudar a los seres queridos en lugar de estar «siempre de guardia» y «trabajar 24 horas al día, 7 días a la semana». El trabajo correcto no es el trabajo en absoluto, sino el emprendimiento personal, el aventurerismo razonable, el juego, la autorrealización. Al mismo tiempo, por supuesto, hay que mantener un equilibrio.
No hay necesidad de distraerse con las redes sociales durante el trabajo si no las necesitas para él. Toda la comunicación es para más tarde, para mañana, cuando tengas tiempo de prestarle atención.
Comer bien es la clave de un buen estado de ánimo. El rendimiento aumenta cuando se tiene el estómago lleno y no hay que pensar dónde tomar un tentempié.
Es necesario realizar una actividad física al menos una vez a la semana (a menos, claro está, que esté prevista en el trabajo).
Es necesario cambiar de atención durante la actividad. Puede ser una pausa para el café, una charla con los seres queridos o un «pasatiempo de 5 minutos». Estos procesos mejoran relaciones interpersonales y previenen estrés crónico. Algunas buenas decisiones surgen «en segundo plano», de forma intuitiva. Centrarse continuamente en encontrar una solución a un problema concreto no siempre es eficaz.
Pruebe distintas técnicas de relajación para reducir los efectos negativos del estrés. Cree un espacio especial en su ambiente laboral donde pueda relajarse tranquilamente. O, si es imposible, al menos pruebe técnicas de respiración profunda.
Las ventajas de la automatización
La introducción del software necesario y de dispositivos de medición y control puede automatizar y simplificar el trabajo del personal. La automatización puede resolver toda una serie de problemas de forma cualitativa:
El papeleo. Todas las fichas, archivos, citas, derivaciones y resultados se convierten a formato electrónico y cualquier especialista puede acceder a ellos en función de sus credenciales.
Colas al tratar con especialistas. La introducción de una cita electrónica a través de un sitio web o una plataforma en línea alivia considerablemente a los registradores y administradores, y los visitantes no tienen que llegar mucho antes de la apertura y hacer cola.
Carga de trabajo desigual de los especialistas. La administración puede controlar los horarios de los trabajadores en tiempo real.
Un sinfín de informes. Son mucho más cómodos y rápidos de generar desde el software que recopilar datos y rellenar formularios manualmente.
Para las organizaciones sanitarias, el seguimiento de las citas perdidas es esencial. Un sistema de notificaciones automáticas de próximas citas ayuda a mantenerlas, evitar que se rompan las colas y distribuir uniformemente la carga de trabajo.
Demanda de servicios. Una de las funciones de la automatización es la notificación electrónica a los pacientes de nuevos servicios, próximas promociones y descuentos.
Enormes costes de mantenimiento. Un sistema CRM inteligente permite mantener bajo control todos los recursos, registrar el resultado de su examen. La instalación de telefonía digital combinada con el sistema de automatización garantiza una reducción múltiple de los costes de comunicación.
Características de la automatización en la sanidad
Tomemos el sector sanitario como ejemplo para considerar las peculiaridades de la automatización. En este campo, más que en ningún otro, colisionan distintos puntos de vista sobre cómo prestar asistencia, cómo trabajar y cómo ganar dinero. El contingente de proveedores de asistencia sanitaria varía, tanto entre el personal como entre los pacientes. Por eso los pros y los contras de la automatización se examinarán más a fondo en este ámbito.
Uno de los principales problemas de la automatización de los establecimientos médicos no es tanto el coste de la compra de programas informáticos como la preparación para dar este paso. Es necesario equipar de antemano todos los lugares de trabajo con ordenadores modernos y proporcionar acceso ininterrumpido a Internet de alta velocidad.
El siguiente paso tras adquirir el programa es crear una amplia red interna, asignar derechos de acceso y crear bases de datos de clientes, médicos, directorios, etc., y establecer una administración centralizada.
Sólo entonces se lleva a cabo la formación de los especialistas. Un médico no debe dedicar tiempo a dominar complejos algoritmos de software. De lo contrario, se estresará digitalmente y no podrá ayudar eficazmente al paciente. Su tarea es tratar, y el ordenador debe ser un ayudante fiable en esto – sólo un par de segundos para activar las líneas y botones correctos, y luego unos minutos más para rellenar el formulario. El resto del tiempo se dedica exclusivamente a examinar al paciente y comunicarse con él.
Un software inteligente significa acceso instantáneo al historial, los exámenes anteriores y las citas. Permite a cualquier especialista obtener rápidamente los resultados de las pruebas. La administración, a su vez, puede evaluar a distancia la objetividad y corrección de las citas.
Ventajas de implementación de un Software especial
La automatización centralizada de una clínica ofrece ventajas tangibles a su dirección, a los registradores y, por supuesto, a los médicos.
Ventajas para la dirección
Cálculo objetivo de los salarios, teniendo en cuenta todos los complementos y primas individuales;
Impresión de historias clínicas, contratos, consentimientos, epicrisis, informes diarios;
Supervisión remota pero puntual de las sucursales;
Supervisión de los agentes y socios centrándose en la eficacia de cada uno;
Procesos empresariales bien establecidos;
Servicio de atención al cliente cómodo para ayudar a los pacientes y al personal;
Trabajo a distancia con cualquier tipo de informes;
Generación de informes financieros, de gestión y de marketing.
Ventajas para los registradores:
Fácil manejo de las tarjetas: creación, actualización, búsqueda, almacenamiento, impresión;
Impresión de cualquier documento para pacientes, médicos, administración;
Agenda fiable: su formación, seguimiento, actualización, carga contable, y su distribución.
Concertación de citas con su seguimiento y notificación puntual de cambios en la agenda.
Formación de una lista de espera.
Ventajas para los médicos:
Mantenimiento electrónico de los historiales médicos;
Acceso a los resultados de las citas con otros especialistas;
Adjuntar escáneres, resultados de exámenes;
Trabajar con el libro de referencia CIE10, plantillas ya preparadas y protocolos actualizados;
Imprimir cualquier documento;
Aprobaciones remotas de otros especialistas y de la dirección;
Trabajar con un registro preparado de listas de enfermos;
Completarlas, imprimirlas, abrirlas y cerrarlas;
Utilizar una redacción preparada y una terminología correcta en su especialidad.
Inconvenientes de la mecanización de las clínicas
Pero la automatización centralizada de la medicina también tiene sus inconvenientes. Entre ellos, el enorme coste de los equipos, la formación y la administración. Implantar un Software médico significa adecuar las instalaciones al nivel requerido. Se trata de disponer de un suministro eléctrico estable y uniforme, equipar una sala de servidores, conectarse a Internet y contratar a técnicos de hardware y software. Todo ello conlleva unos costes iniciales considerables. Sin un generador auxiliar o una subestación con baterías potentes, un apagón paralizará por completo las operaciones. Lo mismo ocurre en caso de fallo de la señal de Internet. Por lo tanto, la automatización de los centros sanitarios comienza con unos preparativos globales.
Sin embargo, a medida que se asimila el sistema, el trabajo de la clínica alcanza un nivel de calidad completamente nuevo, lo que influye positivamente en su reputación, su calificación entre la competencia y atrae a los pacientes. A medida que se adopta el software, se produce un ahorro significativo en los costes de mantenimiento del hospital y un aumento de los ingresos por el incremento del número de clientes.
Conclusiones
Los profesionales acostumbrados a confiar en el papel desconfían de las nuevas tecnologías de administración. Tendrán que dedicar tiempo y esfuerzo a aprender la nueva interfaz, buscar datos, pulsar botónes, etc. Pero todo compensa: un poco de paciencia y, en lugar de un papeleo interminable y montones de informes, el especialista puede por fin centrarse exclusivamente en sus tareas directas. Las empresas y organizaciones deben centrarse en la fiabilidad de la tecnología digital que utilizan, y los procesos de trabajo deben organizarse de tal manera que el personal tenga tiempo para desarrollar sus habilidades. La dirección también debe ocuparse del factor psicológico: dialogar con los empleados para que no se sientan intimidados por los nuevos dispositivos y programas.